L.I.S.A.Manuale della segreteria

L.I.S.A. è la segretaria digitale dello studio: parla con il cliente al posto tuo, gli propone giorno e ora della perizia, e scrive l'appuntamento in agenda da sola.

Funziona così: tu prepari un link personale per quel cliente e glielo mandi su WhatsApp o via SMS. Il cliente clicca, si apre una chat con L.I.S.A., risponde a poche domande — chi è, dove vuole far vedere l'auto, quando gli va bene — e alla fine conferma. L'appuntamento finisce automaticamente nel calendario dello studio.

Tu non devi telefonare a nessuno per fissare l'appuntamento: tu mandi il link, L.I.S.A. tratta, tu controlli.

1. Apri il browser e vai su lisa.progettogemini.it/segreteria. Salvalo tra i preferiti: è sempre lo stesso.
2. Digita il PIN di 6 numeri e premi ENTRA.
3. Sei dentro. Vedi la schermata blu con il nome L.I.S.A. e l'elenco dei pulsanti.

I pulsanti che trovi

La tua schermata è più corta di quella del perito: le cose tecniche (i robot che lavorano sui portali delle assicurazioni, il database) non ti compaiono proprio, quindi non puoi sbagliare tasto.

È il gesto più importante della giornata. Ogni pratica nuova = un link nuovo, personale, che vale solo per quel cliente e per quel veicolo.

1. Premi Link per Appuntamenti. Si apre un riquadro con dei campi da riempire.
2. Numero di perizia — è l'unico campo davvero obbligatorio. Scrivilo per primo: spesso targa, nome e telefono si compilano da soli perché il sistema li pesca dalla pratica. Se si compilano da soli, controlla che siano giusti e vai avanti.
3. Completa quello che manca: targa, nome del danneggiato, telefono (senza telefono non puoi mandare niente!), compagnia e, se c'è, l'avvocato o patrocinatore.
4. Validità: quanti giorni resta buono il link. Lascia 10 giorni, va bene quasi sempre. Metti 3 giorni solo se la pratica è urgente, 30 se sai che il cliente è in ferie o all'estero.
5. Premi Genera Link. Compare il link e la data di scadenza.
6. Ora mandalo, con uno dei quattro tasti qui sotto.

Ti conviene saperlo a memoria: quando il cliente ti telefona confuso, tu devi capire a che punto si è fermato.

Alla fine L.I.S.A. mostra un riepilogo (nome, targa, giorno, ora, luogo) e chiede l'ultima conferma. Solo dopo quel "sì" l'appuntamento viene scritto in agenda.

Se il cliente riapre il link dopo aver prenotato

Non fa danni: trova tre pulsanti — Ricordami l'appuntamento, Modifica, Cancella — e può sistemarsi da solo. Se cambia data da lì, l'agenda si aggiorna da sola: non devi rifare niente.

È il calendario vero dello studio. Quello che vedi qui è quello che vede il perito sul telefono.

Muoversi

• Sett. / Giorno — vista settimana (per capire com'è messa) o singolo giorno (per il dettaglio).
• ‹ › — indietro e avanti. Oggi ti riporta a oggi.
• 🔄 — ricarica, se sospetti di vedere roba vecchia.
• 🖨️ — stampa il giro della giornata per il perito.
• ➕ Nuovo — crea un appuntamento a mano (vedi sotto).

Aprire un appuntamento

Clicca sull'appuntamento: si apre la sua scheda. Cambia quello che serve e premi 💾 Salva su Calendar. Se non salvi, non cambia niente.

Spostare un appuntamento

1. Clicca sull'appuntamento.
2. Cambia data e/o ora.
3. 💾 Salva su Calendar.
4. Avvisa tu il cliente (WhatsApp o telefonata). Lo spostamento fatto da te non manda nessun messaggio automatico: l'unico automatico è il promemoria della sera prima.

Cancellare

Nella scheda c'è il tasto rosso Elimina. Sparisce dall'agenda e il posto torna libero. Cancella solo se sei sicura: non si torna indietro.

Creare un appuntamento a mano

Serve quando il cliente ti ha chiamato e avete fissato a voce. Premi ➕ Nuovo e riempi la scheda: nome e cognome, telefono, targa, numero di perizia, data, ora, e il tipo di luogo (Studio, Domicilio, Punto d'incontro) con l'indirizzo.

È la lista di tutti i link mandati, con accanto scritto com'è finita. Guardala una volta al giorno: è lì che si vede chi sta scivolando via.

In alto trovi i contatori (quanti link in tutto, quanti hanno prenotato, quanti no), sotto la tabella. Puoi filtrare con i pulsanti per vedere solo una categoria alla volta.

I tasti su ogni riga

Queste regole L.I.S.A. le rispetta da sola. Servono a te per rispondere al telefono senza dover chiedere in giro — e per non creare a mano appuntamenti impossibili.

Perché esistono gli HUB

Il perito non può fare un viaggio per ogni auto. Quindi la provincia è divisa in zone, e ogni zona ha il suo giorno: quel giorno il perito è là, e in quel giro fa tutte le pratiche di quella zona.

Un HUB è il punto dove il perito si ferma ad aspettare i clienti di quella zona: lo studio, oppure un piazzale facile da trovare (un McDonald's, un distributore, una rotonda). Il cliente porta lì l'auto e la perizia si fa in dieci minuti, senza che il perito si sposti.

I punti d'incontro, uno per uno

"Fascia" vuol dire 09:00–12:45 senza un'ora precisa. Solo lo studio di Catania e Acireale hanno l'orario secco delle 08:30. Per tutti gli altri punti — Fiumefreddo, Giarre, Zafferana, Paternò, Adrano, Biancavilla, Bronte — al telefono si dice così: "la mattina, tra le 9:00 e le 12:45; il perito la chiama 15–30 minuti prima di arrivare". Vale sia per i punti d'incontro sia per le perizie a domicilio.

Le esterne

Sono tutte le perizie fuori dai punti d'incontro: a casa del cliente, sul posto di lavoro, in carrozzeria, nei paesi. Il perito le fa nello stesso giorno della zona, nella fascia 09:00–12:45, avvisando poco prima di arrivare.

Perciò quando un cliente di Bronte ti chiede il martedì, la risposta non è "vediamo": è "Bronte si fa il venerdì". E quando uno di Catania ti chiede il mercoledì mattina, il mercoledì il perito è sulla ionica.

HUB APERTO — "sono in giro"

È il caso del cliente che lavora fuori e si muove tutto il giorno: rappresentanti, artigiani, gente in cantiere. Non può dire dove sarà, e non ha senso fissargli un indirizzo.

Allora L.I.S.A. gli fissa il giorno (quello giusto per la zona) e lascia aperto il punto: il perito lo chiama la mattina stessa e si accordano su dove trovarsi.

Il pomeriggio: una volta a settimana

Le perizie si fanno la mattina. Il pomeriggio in studio si apre una sola volta a settimana, perché tenere aperto un pomeriggio per una macchina sola non conviene a nessuno.

Quando un cliente dice "posso solo di pomeriggio", L.I.S.A. prima prova le vie d'uscita: può portarla un familiare la mattina? il veicolo è fermo da qualche parte e possiamo raggiungerlo? di mattina è fuori Catania? Se davvero non c'è alternativa, si apre il pomeriggio — e qui la regola è precisa:

• Se quella settimana c'è già un pomeriggio prenotato → L.I.S.A. propone quello stesso giorno, con l'orario in coda a quello già registrato. Il perito apre lo studio una volta e ne fa due.
• Se quella settimana non c'è ancora nessuno → è il cliente a scegliere: prima il giorno (martedì, mercoledì o giovedì), poi l'ora.

I vincoli del cliente

Un vincolo è un'esigenza di orario che il cliente ti dice: "solo dopo le 11", "lavoro fino alle 13", "non il venerdì". L.I.S.A. lo registra, ne tiene conto quando propone le date, e te lo ritrovi scritto nella scheda dell'appuntamento.

Attenzione a non confondere due cose che si somigliano:

Quanti ne entrano in un giorno

C'è un tetto per ogni luogo (circa 8 in studio la mattina, 8 il pomeriggio, 10 ad Acireale, 13 fuori sede). Quando un giorno è pieno, L.I.S.A. smette da sola di proporlo. Se un cliente ti dice "mi dà solo giovedì e io voglio martedì", quasi sempre è perché martedì è pieno.

Chiusure e ferie

I periodi di chiusura vengono impostati dal perito: L.I.S.A. li salta e spiega al cliente che si riprende dopo. Tu non devi fare niente — ma se sai di una chiusura nuova, dillo al perito, perché va scritta nel sistema, altrimenti L.I.S.A. continua a dare quelle date.

È la nostra modalità: invece di mandare il perito, si fa fotografare l'auto al cliente stesso, guidato passo passo dal telefono. La scegliamo noi, quando conviene a noi.

Quando si usa

Non è la regola: è una scorciatoia che si apre solo se lo decide il perito. I casi tipici:

• Troppo lontano per quello che vale — un danno piccolo dall'altra parte della provincia: il viaggio costa più della perizia.
• Il cliente non può muoversi — non ha come portare l'auto, ha orari impossibili, è anziano o è fuori zona.
• Serve solo documentare — il danno è evidente e bastano foto fatte bene.

Come si fa

1. Apri Self Perizia dal portale ed entra con lo stesso PIN.
2. Emetti il link per quella perizia. C'è il tasto per mandarlo su WhatsApp.
3. Il cliente apre il link e l'app lo guida: i 4 lati dell'auto, il numero di telaio, i chilometri, almeno 3 foto del danno, il libretto fronte e retro.
4. Le foto si scattano solo dal vivo, con la posizione attiva: non si può caricare roba dalla galleria. Ogni foto viene timbrata e certificata dal sistema, con data, ora e luogo.
5. Quando il cliente finisce, arriva l'avviso allo studio. Nella lista vedi la pratica con un semaforo.

Nel tuo portale non li vedi, ma dietro le quinte lavorano dei programmi automatici — li chiamiamo agenti. Non devi comandarli. Devi però sapere che esistono, perché quando qualcosa "è già fatto" o "non è ancora arrivato", spesso la risposta è uno di loro.

La parola strana: "imbucare"

In studio si dice imbucare per "mettere un documento dentro la cartella giusta di TriaTel". Come infilare una lettera nella buca delle lettere corretta. Quando senti dire "l'ha imbucato l'agente", vuol dire che il documento è già archiviato nella pratica e nessuno deve trascinarlo a mano.

Chi scarica gli incarichi

Gli incarichi — cioè i lavori nuovi che le compagnie ci assegnano — non li scarica più nessuno a mano.

Chi gestisce le foto e come finiscono in cartella

Sia le foto del perito (App Foto) sia quelle del cliente (Self Perizia) fanno la stessa strada, tutta automatica:

1. Le foto vengono timbrate al momento dello scatto: nome dello studio, data, ora e posizione. È il timbro che le rende utilizzabili con le compagnie.
2. Salgono dal telefono al server dello studio, anche a pezzi se la linea è scarsa: se manca campo restano in coda e ripartono da sole.
3. Un agente le guarda — legge il libretto, il numero di telaio, i chilometri dal cruscotto, controlla che la targa sia quella della pratica.
4. Poi le imbuca: le mette nella cartella della perizia in TriaTel, ridimensionate come vuole il programma, e compila la riga dell'accertamento con i dati del report che il perito ha riempito sul telefono.
5. Per le compagnie che lo prevedono (Unipol), le stesse foto vengono caricate anche sul portale della compagnia, nella sezione giusta.

Chi aggiorna i portali delle compagnie

Ogni mattina un agente rilegge tutte le pratiche aperte e prepara l'elenco delle note da mandare ai portali (Admiral, HDI, SARA): a che punto siamo, cosa è stato accertato, la fascia di danno.

Gli altri automatismi che ti riguardano

• Ogni sera alle 20:00 partono gli SMS di promemoria ai clienti che hanno l'appuntamento il giorno dopo.
• Ogni notte vengono ripulite le prove e i link di test, così la Dashboard resta leggibile.
• Quando qualcosa si rompe, il sistema avvisa il perito su Telegram da solo. Non devi essere tu ad accorgertene.